Treant heeft een intern auditbeleid waar drie soorten interne audits worden onderscheiden: interne (tracer) audits (door medewerkers die daarvoor zijn geselecteerd en opgeleid), thema-audits (door experts) en flitsaudits.
Sluiten
Multidisciplinair gesprek als belangrijk middel tot succesvolle flitsaudits bij Treant
Multidisciplinair gesprek
Multidisciplinair gesprek tussen zorgprofessionals | Multidisciplinair gesprek met de patiënt | Betrekken van de patiënt
Instellinginformatie
Ketenzorgorganisties | Treant
In het kort
Bij flitsaudits toetsen hoofden en of senior(regie)verpleegkundigen samen met medisch specialisten (aandachtsfunctionarissen kwaliteit) elkaars afdeling of locatie. Ook leden van de cliëntenraad worden uitgenodigd om hieraan deel te nemen. In korte tijd wordt een afgebakend onderdeel van één of meer risicovolle thema’s geaudit. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vaste en deels flexibele vragenlijsten, met name gebaseerd op de nalevingstesten van de Verplichte Instellingsbrede Richtlijnen (VIRs) van Qualicor Europe. Het patiëntenperspectief is nadrukkelijk een onderdeel van de toets. De audits worden op waarderende wijze uitgevoerd met als vertrekpunt te delen waar je trots op bent/wat goed gaat. Na de audit weten de hoofden welke getoetste risico’s in voldoende mate worden beheerst en waar verbeterpunten zijn voor de afdeling of locatie. Door bij elkaar te toetsen en te kijken op de werkvloer worden goede voorbeelden gedeeld en wordt het leren van elkaar en het verbeteren met elkaar vergroot. Op deze manier reflecteert Treant op de zorg die ze leveren in zowel de Cure als Care. Met dit instrument is het ook mogelijk in korte tijd alle afdelingen op hetzelfde thema te auditen. Dit biedt organisatiebreed zicht op de stand van zaken op dit thema.
Werkwijze
Voorbereiding
- Bureau Kwaliteit en Veiligheid (BK&V) stelt voor een langere periode een vaste vragenlijst en planning op voor de frequenties van de flitsaudits en de risicovolle thema’s die zijn vastgesteld door management en raad van bestuur.
- De vragen van de vaste vragenlijst worden jaarlijks geëvalueerd en vastgesteld;
- Op basis van gesignaleerde risico’s op een bepaald thema kunnen leidinggevenden of (kwaliteits)commissies verzoeken een organisatiebrede flexibele vragenlijst toe te voegen.
Uitvoering
- Gestreefd wordt dat een afdeling/locatie tenminste ieder half jaar door een hoofd/senior(regie)-verpleegkundige wordt geaudit. Tijdens deze audit wordt aan de hand van de auditvragen gekeken naar de praktijk. De auditor laat zich eventueel tijdens de audit vergezellen door een (regie)verpleegkundige of een medisch specialist (aandachtsfunctionaris kwaliteit). De totale tijdsinvestering van een auditronde bedraagt circa 1 dagdeel per persoon;
- Het auditteam bezoekt de afdeling en gaat met de aanwezige zorgprofessionals in gesprek over het onderwerp van de flitsaudit. Dit gebeurt aan de hand van een vaste vragenlijst die voor alle bezochte afdelingen hetzelfde zijn. Ieder neemt deel aan dit gesprek vanuit de eigen expertise en het perspectief dat hij/zij vertegenwoordigt;
- Bevindingen worden in het rapport beschreven en worden besproken met het hoofd van de afdeling/locatie die wordt geaudit;
- BK&V levert vanuit Zenya de rapportage aan bij de leidinggevende; streven is dit te doen binnen een week na afloop van de auditperiode;
- Het hoofd is verantwoordelijk voor het oppakken van de verbeterpunten. De Verbeterflow (de module in Zenya waarin de voortgang van alle verbetermaatregelen (PDCA) kan worden gevolgd) kan hierbij als hulpmiddel worden gebruikt.
Doelgroep
Flitsaudits vinden plaats op alle afdelingen en locaties waar de te toetsen onderwerpen van toepassing zijn.
Inspiratie
- Het gesprek over de inhoud wordt multidisciplinair gevoerd op de plek waar de zorg wordt geleverd. Dit geeft inzicht in wat goed gaat en waar nog verdiepingsslagen noodzakelijk zijn.
- Het patiëntenperspectief is nadrukkelijk een onderdeel van de toets.
- De audits worden op waarderende wijze uitgevoerd met als vertrekpunt te delen waar je trots op bent/wat goed gaat.
- De gesprekken vinden plaats in een positief constructieve sfeer. Er zijn geen goede of foute antwoorden
- Informatie over de stand van zaken is in relatief korte tijd op te halen. Afdelingen krijgen snel inzicht in hun scores en hoe deze zich verhouden tot andere afdelingen.
- Efficiënte aanpak met een groot bereik.
‘Kortcyclisch kan geleerd en verbeterd worden voor en door de direct betrokkenen. Leden van de cliëntenraad krijgen de gelegenheid om deel te nemen aan audits en hun bijdrage te leveren vanuit het patiëntenperspectief ’
Voorbeeld
Op de posters over valpreventie staan ouderen afgebeeld, terwijl vallen ook een risico is bij kinderen. Daarom is, op basis van de kennis over vallen bij ouderen, ook een poster ‘vallen bij kinderen’ gemaakt.
'Van standaardisatie (posters valpreventie met afbeelding van ouderen) naar specialisatie (betrokken op kinderen).'
 |
 |
Tips & Tricks
- Gebruik naast flexibele vragen (om in te spelen op actualiteit) ook vaste vragen (om vergelijking in de tijd te kunnen maken).
- Formuleer de vragen SMART en verbind ze aan de fasen van de PDCA-cyclus, om een goede rapportage te kunnen maken, waarbij iedereen van elkaar leert en verbetert.
- Pas standaard antwoordmogelijkheden toe om verwerking en analyse te vereenvoudigen (harde uitkomsten), maar biedt ook ruimte voor toelichtingen om het open gesprek te faciliteren (zachte kant).
- Stel per vraag (kritisch) vast met hoeveel personen gesproken moet worden. Daardoor is (de weging van) de waarde van het resultaat duidelijker.
- Zorg voor een auditor-training voor betrokken hoofden en medisch specialisten. Stimuleer dat auditoren ook onderling van elkaar leren (train-de-trainer principe en training on the job).
- Implementatie en borging van verbeteringen is belegd in de lijn. Accountadviseurs K&V dragen zorg voor monitoring. Hierbij gebruikt Treant de (digitale) verbeterflow in Zenya: aanleiding van het starten van de verbetering - gewenste situatie - hoe gewenste situatie te bereiken – vordering (d.m.v. kleur).
Meer weten?
- Hoofdonderwerpen Flitsaudits Treant 2022-2023: voor de flitsaudits wordt gebruik gemaakt van vaste vragenlijsten. Er zijn vragenlijsten voor 39 hoofdonderwerpen.
- Voor de beeldvorming zijn van drie hoofdonderwerpen de bijbehorende deelonderwerpen en vragen toegelicht:
- Bij Met Verve! Is een CIMO logica (oorzaak-gevolg redenering: in deze Context, ontstaat met deze Interventie, dit Mechanisme wat leidt tot deze Outcome/resultaat) opgesteld over de flitsaudits.
CIMO Flitsaudits
© Copyright Programma Tijd voor Verbinding 2024
