Elke ochtend staat de Raad van Bestuur (RvB) en het volledige RVE (Resultaat Verantwoordelijke Eenheid)- en stafmanagement stil bij alle mogelijke risico’s die komende 24 uur kunnen gaan spelen waarbij de patiëntenzorg mogelijk schade oploopt. Ook recente veiligheidsissues en hun status (wel/niet opgelost) worden besproken. Zo worden veiligheidsrisico's en problemen op een effectieve manier met elkaar gedeeld en kan proactief worden gestuurd op patiëntveiligheid en omgevingsbewustzijn.
Sluiten
Proactieve sturing op patiëntveiligheid met de safety huddle in het Isala
Multidisciplinair gesprek
Multidisciplinair gesprek tussen zorgprofessionals
Instellinginformatie
Ziekenhuis - Topklinisch | Isala
In het kort
Naar een goed voorbeeld bij een ziekenhuis in Seattle, is ziekenhuisorganisatie Isala gestart met een dagelijkse safety huddle. Aanleiding voor dit initiatief was dat management en werkvloer vaak te laat werden geïnformeerd over mogelijke problemen en risico’s. Dit leverde vertraging op in de beheersing, of had mogelijk voorkomen kunnen worden. Bij het vertalen van het voorbeeld uit de VS naar Isala is het idee gekoppeld aan zeven mogelijke verstoringen vanuit het crisisbeheersplan.
Werkwijze
Elke werkdag om 9.30 uur staat de RvB en het volledige RVE- en stafmanagement stil bij alle mogelijke risico’s die komende 24 uur kunnen gaan spelen en veiligheidsissues die de afgelopen 24 uur hebben gespeeld. In het weekend verzorgen de dienstdoende crisismanager en een bestuurslid de safety check.
Een lid van het Bestuursteam leidt de safety huddle en de manager van het Centrum voor Verbeteren en Innoveren is procesbegeleider. Dit is op managementniveau, maar hier gaat een cascade aan vooraf; alle operationeel leidinggevenden verzamelen hun mogelijke risico’s in de dagstarts en escaleren deze voor 9.30 uur naar hun RVE-manager. Dit kunnen zijn (mogelijke) calamiteiten, ernstige incidenten, uitval nutsvoorzieningen, ICT-storing, acuut tekort aan personele capaciteit, verstoringen in de supply chain, facilitaire problemen (bv geen water), etc. Dus alles wat je kunt bedenken wat het primaire proces kan verstoren.
Inspiratie
- RvB, RVE- en stafmanagement voelen een gezamenlijke verantwoordelijkheid en zijn op de hoogte van alle relevante veiligheidsrisico’s voor het primaire proces die spelen binnen de organisatie.
- De onderlinge samenwerking is verbeterd, men ziet elkaar iedere ochtend en weet de ander tussendoor makkelijker te vinden voor afstemming.
- Opvolging van de mogelijke risico’s vindt dagelijks plaats. Elke week wordt van alle lange termijn issues gecheckt of deze zijn opgelost. Oplossingen worden breed gedragen.
- De reeds ingezette preventiemaatregelen zijn in beeld voor iedereen.
- De cascade door de hele organisatie is heel krachtig; alle operationeel leidinggevenden verzamelen hun mogelijke risico’s in de dagstart en escaleren deze voor 9.30u naar hun RVE-manager. Dit geeft structureel veiligheidsbewustzijn door de gehele organisatie, bottom-up!
- Er is een lerende cultuur ontstaan. Bij de start waren mensen sceptisch over de toegevoegde waarde van de safety huddle. Dit veranderde met de tijd, ook door de structurele inbedding ervan. Het veiligheidsbewustzijn is verhoogd en ernstige gevolgen voor de patiëntenzorg worden beter geëlimineerd dan wel eerder onder controle gebracht.
- Er is periodiek overleg met andere ziekenhuizen die ook werken met een safety huddle (Alrijne, Dijklander) om van elkaar te leren.
Tips & Tricks
- Start een werkgroep; bij Isala in samenwerking met een verbeterleider van het Centrum voor Verbeteren en Innoveren. Deze werkgroep heeft criteria en formats opgesteld. Daarna is het geïmplementeerd.
- In combinatie met een procesbegeleider en een werkgroep voor de inhoud, kan het binnen een maand worden geïmplementeerd.
- Het valt of staat met leiderschap vanuit de RvB.
- Nieuwe leden van de RvB, RVE- en stafmanagers ontvangen tijdens hun inwerkperiode de uitnodiging via het bestuurssecretariaat en worden door hun collega’s ingewerkt.
- Zorg voor een constante factor. Bij Isala werken bestuursteam en betrokken procesbegeleider al zes jaar nagenoeg in dezelfde samenstelling; dit helpt enorm.
- De safety huddle heeft voorrang en een verplicht karakter.
- Evalueer het proces na bijvoorbeeld een maand en na drie maanden.
- Financiering valt binnen bestaande formatie, als onderdeel van het dagelijkse werk.
Meer Weten?
© Copyright Programma Tijd voor Verbinding 2025
